電子入札を始める際に、意外と迷いやすいのが「電子認証カードは何枚必要なのか」という点です。電子認証カードの必要枚数に明確な正解はなく、企業の体制によって異なります。
1枚で運用できるのか、それとも担当者ごとに用意すべきなのかは、会社の体制や入札業務の進め方によって判断が分かれます。
この記事では、官公庁入札で使う電子認証カードについて、必要枚数を考える際のポイントを整理します。
電子認証カードは1枚でも運用できるのか
電子認証カードは、ICカードと暗証番号（PIN）を使って電子入札システムにログインしたり、入札書などに電子署名を行ったりするために利用します。
会社として入札業務を行う場合、まずは1枚の電子認証カードで運用するケースもあります。特に、入札担当者が1人、または入札案件が多くない会社では、1枚で足りることもあります。
ただし、カードとPINを複数人で使う場合は注意が必要です。技術的に操作できる場合でも、認証局の利用規約、電子入札システムのルール、発注機関の運用基準に従う必要があります。
そのため、「1枚を複数人で使えるか」ではなく、「自社の運用として安全に管理できるか」「利用予定のシステムや発注機関のルールに合っているか」で判断することが重要です。
電子認証カードが複数枚が必要または望ましいケース
電子認証カードの必要枚数は、会社の入札体制によって変わります。ここでは、複数枚を検討する代表的なケースを紹介します。
担当者が複数いる場合
入札業務を複数人で分担している場合、1枚のカードだけでは使うタイミングが重なることがあります。
たとえば、ある担当者が入札書を提出しようとしているときに、別の担当者が別案件の確認作業を行いたい場合、カードが1枚しかないと同時に作業できません。
また、カードの保管場所が限られていると、担当者が不在のときに手続きが進めにくくなることもあります。
このような場合は、担当者の人数や業務分担に応じて、複数枚の電子認証カードを検討する余地があります。
複数拠点で入札業務を行う場合
本社だけでなく、支店や営業所でも入札業務を行う場合は、拠点ごとの運用も考える必要があります。
本社でカードを一元管理し、入札手続きを集約して行う運用が採られることもあります。一方で、支店や営業所が独自に入札案件を扱う場合、カードを持ち回る運用では時間や管理の負担が大きくなることがあります。
ただし、自治体や電子入札システムによっては、電子証明書の名義人や登録条件に違いがある場合があります。参加予定の発注機関の案内を確認したうえで、拠点ごとにカードが必要かを判断しましょう。
同時に複数案件を扱う場合
入札案件を多く扱う会社では、同じ時期に複数の案件が進行することがあります。
電子認証カードは物理的なICカードであるため、同時に複数の端末で使うことはできません。案件数が多い場合、1枚運用では作業の順番待ちが発生する可能性があります。
特に、入札書の提出期限が近い案件が重なった場合、カードを使えるタイミングが限られることは実務上のリスクになります。
案件数が多い会社では、カードの枚数を単純に人数だけで考えるのではなく、同時に処理する案件数も含めて検討するとよいでしょう。
代理人として入札手続きを行う場合
代理人として登録して入札手続きを行う場合には、代理人名義の電子証明書が必要になるケースがあります。
政府電子調達システムでも、利用者登録の対象として「代表者」と「代理人」が分かれており、代理人名義の電子証明書を使って代理人登録を行う案内があります。
このような場合、代表者用とは別に、代理人用の電子認証カードが必要になることがあります。
ただし、代理人の扱いや必要書類、登録方法は電子入札システムや発注機関によって異なります。すべての入札で必ず代理人用カードが必要とは限らないため、実際に参加する入札の案内を確認することが重要です。
電子認証カードの1枚運用と複数枚運用の違い
1枚運用のメリットは、費用を抑えやすく、管理対象が少ないことです。入札担当者が限られている会社では、管理しやすい運用方法といえます。
一方で、カードの利用が集中しやすく、担当者の不在時や複数案件の同時対応では不便が生じることがあります。
複数枚運用のメリットは、担当者や拠点ごとに作業を分担しやすいことです。入札案件が多い会社や、複数拠点で対応する会社では、業務を進めやすくなります。
ただし、枚数が増えるほど費用や管理の手間も増えます。カードの保管、PINの管理、利用者の範囲、紛失時の対応などを決めておく必要があります。
電子認証カードの必要枚数を判断するチェックポイント
電子認証カードの枚数を考えるときは、次の点を確認してみましょう。
・入札担当者は何人いるか
・同時に複数案件を扱うことがあるか
・本社以外の拠点でも入札業務を行うか
・代理人として登録する必要があるか
・担当者不在時の対応をどうするか
・カードやPINを安全に管理できる体制があるか
・カードの受け渡しや保管に無理がないか
・利用予定の電子入札システムや発注機関のルールに合っているか
これらを確認すると、1枚で足りるのか、複数枚を検討すべきかが判断しやすくなります。
社内で決めておくべき電子認証カードの管理ルール
電子認証カードは、会社としての手続きに使う重要なものです。枚数にかかわらず、社内で管理ルールを決めておくことが大切です。
たとえば、カードの保管場所、利用できる担当者、PINの管理方法、利用した日時や案件の記録、紛失・破損時の対応などは、あらかじめ整理しておきましょう。
電子認証カードの管理方法については、別記事「電子証明書の社内管理ルールと運用の基本」でも詳しく解説しています。
また、カードが認識されない、ログインできないといったトラブルに備えて、利用環境の確認も重要です。トラブル時の確認ポイントは「電子入札で電子証明書が認識されない!?よくある原因と対策まとめ」も参考になります。
まとめ
電子認証カードの必要枚数に、すべての会社に共通する正解はありません。
1枚で運用できる会社もあれば、担当者数、拠点数、案件数、代理人登録の有無によって、複数枚を用意した方がよい場合もあります。判断に迷う場合は、1枚で運用を開始し、必要に応じて追加を検討する方法もあります。
重要なのは、単に費用だけで判断するのではなく、自社の入札体制と管理体制に合った枚数を選ぶことです。
電子認証カードをこれから取得する場合は、認証局ごとのサービス内容や費用、有効期限、サポート体制も比較しておくと安心です。詳しくは「電子認証サービスおすすめ5選を比較！賢く選ぶコツも紹介」もあわせてご覧ください。